Административный координатор офиса (ILAG Startups&Finance)

  1. Краткое описание вакансии

    Международному проекту, при поддержке Netpeak, нужен Административный Координатор офиса, который может следить за порядком и создать уютную атмосферу в офисе.

    Представьте Миссис Хадсон и Фрэкен Бок в одном флаконе - это она, наша АК.

     

  2. Основные требования к будущему сотруднику на этой позиции:

    1. Профессиональные знания и навыки.

      1. Грамотное письмо и речь.
      2. Стилистическая грамотность.
      3. Владение основными офисными программами и интернетом на уровне опытного пользователя.
      4. Знание принципов документооборота, этикета и деловой переписки.
      5. Умение эффективно действовать в «проблемных» ситуациях.
      6. Умение организовать людей.
      7. Опыт работы на аналогичной позиции.
    2. Личные качества.

      1. Усидчивость и внимательность. 
      2. Позитивное мышление и стрессоустойчивость.
      3. Обучаемость. 
      4. Коммуникабельность. 
      5. Ответственность и исполнительность. 
      6. Перфекционизм. Стремление всегда и всё делать с максимальной отдачей.
      7. Высокая степень самоорганизации и умение организовать работу других.
    3. Будет плюсом.

      Знание английского языка на уровне не ниже Upper Intermediate.

  3. Функциональные обязанности.

    1. Управленческие. В задачи административного координатора будет входить курирование работы некоторых сотрудников.
    2. Административные.  Организация делопроизводства в офисе - подготовка и оформление документации, необходимой для организации внутренней работы офисов, а также работа с курьерскими службами и почтовыми отделениями. Ведение офисных расходов, документооборота оплат.
    3. Административно-хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, прод. и хоз.товаров, а также анализ условий и ценовой политики поставщиков. Выяснение, решение и устранение вопросов с эксплуатационными службами, коммунальными организациями, государственными структурами и службами в сфере обслуживания офиса. 
    4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю.
    5. Организационные. Встреча посетителей и гостей офиса. Организация работы сотрудников, находящихся в командировке — бронь и заказ билетов, заселение их в гостиницу, а также решение их текущих проблем. Организация праздников и других корпоративных мероприятий. Информирование сотрудников о важных новостях компании.
  4. Что мы предлагаем сотруднику на данной должности?

    1. Офис в центре Одессы.
    2. График работы с 8-10:00 до 17-19:00.
    3. Оплачиваемый отпуск в размере 24 календарных дней.
    4. Корпоративные мероприятия и развлечения.
    5. Возможность обучения и развития: опыт и помощь наших сотрудников, помощь в профессиональной адаптации и обучение куратора на протяжении всего испытательного срока.
  5. Зачем работает наш «Административный координатор офиса»?

    Главная задача нашего административного координатора - организация и обеспечение успешной работы офиса.

  6. Критерии, по которым будут оцениваться результаты работы данного специалиста.

    1. Своевременное обеспечение офиса хозяйственными, канцелярскими и продовольственными товарами.
    2. Соответствие выставленным дедлайнам в работе по каждой задаче.
  7. Наличие командировок и их процент от рабочего времени.

    Возможны.

  8. Соотношение работы в офисе, встреч с клиентами.

    Работа в офисе — 80% рабочего времени, 20% времени - вне офиса для выполнения поручений руководителя.

  9. Что есть плохого в работе на данной должности?

    1. Более 50% задач — рутинная работа. 
    2. Обычно задачи требуют срочного выполнения или «на вчера» - без правильной организации своего рабочего дня на данной позиции работать не получится.
    3. Принимает своевременные и взвешенные решения в условиях неопределенности.
  10. Место специалиста в структуре компании:

    1. Отдел, в котором будет работать специалист.

      HR Department

    2. Количество сотрудников в отделе.

      3

    3. Кому подчиняется данный сотрудник.

      HR 

    4. Предполагается ли наличие подчиненных, их количество.

      Нет.

    5. Предполагаемый карьерный рост на этой позиции.

      Не предполагается.

  11. Условия работы:

    1. Продолжительность испытательного срока.

      2 месяца.

    2. Наличие премий.

      Не предусмотрено.

  12. Что сделать, чтобы работать на позиции «Административный координатор офиса»?

    Заполнить анкету, выполнить тестовое задание и пройти собеседования.

Заполнить анкету на эту роль